Referenssitarkastuksessa hakijan ilmoittamat suosittelijat saavat sähköpostiin henkilökohtaisen linkin lyhyeen kyselyyn. Suosittelijan ei tarvitse kirjautua mihinkään. Vastaukset tallentuvat hakemuksen Suositukset-välilehdelle, ja Laura ilmoittaa sinulle, kun suositus on saapunut.
Toiminto etenee näin:
Otat suosituspyynnöt käyttöön rekrytoinnissa ja päätät, miten suosittelijoiden tiedot kerätään.
Muokkaat tarvittaessa suosituskyselyä.
Valitset hakijat, joiden suosituksia haluat, ja lähetät pyynnöt.
Suosittelija vahvistaa suostumuksensa ja vastaa kyselyyn.
Luet vastaukset hakemukselta.
Ota suosituspyynnöt käyttöön rekrytoinnissa
Suosituspyynnöt ovat rekrytointikohtaisia. Ne ovat oletuksena pois päältä, ja voit ottaa ne käyttöön missä tahansa rekrytoinnin vaiheessa, myös hakuajan päätyttyä.
Avaa rekrytointi ja siirry rekrytoinnin muokkaukseen.
Avaa Suositukset-välilehti.
Valitse Ota suosituspyynnöt käyttöön.
Valitse kohdassa Suosittelijoiden tietojen kerääminen, miten suosittelijoiden yhteystiedot kerätään:
Hakulomakkeella: hakijaa pyydetään ilmoittamaan suosittelijoidensa tiedot jo hakemuksen yhteydessä. Voit pyytää tietoja myös myöhemmin.
Myöhemmin: tiedot pyydetään hakijalta hakemusten käsittelyn aikana.
Tarkista suosituskysely ja muokkaa sitä tarvittaessa (ks. seuraava kohta).
Tallenna rekrytointi.
Kun valitset Hakulomakkeella, hakulomakkeelle lisätään Suosittelijat-osio. Hakija voi ilmoittaa enintään viisi suosittelijaa.
Voit poistaa suosituspyynnöt käytöstä valitsemalla Poista käytöstä. Jo lähetetyt suosituspyynnöt eivät tällöin poistu, mutta uusia pyyntöjä tai muistutuksia ei enää lähetetä. Suosittelijoiden linkit vanhenevat omalla ajallaan.
Suosituskyselyn muokkaaminen
Rekrytoinnin Suositukset-välilehdellä näet kyselyn sellaisena kuin suosittelija sen näkee. Kysely on aluksi Lauran oletuskysely, jonka voit ottaa sellaisenaan käyttöön tai muokata omaksi.
Kysely koostuu kolmesta osasta:
Lukitut osiot ovat mukana aina eikä niitä voi poistaa tai muokata. Ne ovat
Suosittelijan tiedot (nimi, sähköposti, tehtävänimike ja organisaatio)
Tausta. Taustaosio kysyy hakijan roolia ja yhteistyön ajanjaksoa, suosittelijan suhdetta hakijaan, olisiko suosittelija valmis työskentelemään hakijan kanssa uudelleen sekä sitä, mitä tuleva työnantaja olisi hyödyllistä tietää. Vastaus kysymykseen työskentelystä uudelleen on ainoa pakollinen kysymys, jotta jokaisella suosituksella on vertailukelpoinen kokonaisarvio.
Muokattavat osiot ovat oletuksena
Suoriutuminen (arviot asteikolla 1–5: kokonaissuoriutuminen, työn laatu, kyky työskennellä itsenäisesti sekä yhteistyö ja tiimityöskentely) ja kaksi avointa kysymystä hakijan vahvuuksista ja kehitysmahdollisuuksista.
Voit muokata omia osioita näin:
Valitse Muokkaa osiota haluamasi osion kohdalta. Kerrallaan on auki yksi osio.
Muokkaa osion otsikkoa ja kuvausta tai kysymysten tekstejä.
Valitse Kysymyksen tyyppi: Lyhyt vastaus, Avoin vastaus, Monivalinta, Pudotusvalikko.
Lisää valintakysymyksiin vastausvaihtoehdot Lisää vaihtoehto -valinnalla.
Valitse tarvittaessa Pakollinen, jos suosittelijan on vastattava kysymykseen.
Lisää uusi kysymys valinnalla Lisää kysymys tai poista kysymys, vaihtoehto tai osio roskakorikuvakkeella (Poista kysymys, Poista vaihtoehto, Poista osio).
Järjestä osioita valinnoilla Siirrä ylöspäin ja Siirrä alaspäin.
Valitse Valmis, kun olet tyytyväinen osioon.
Tallenna rekrytointi. Kyselyn muutokset tallentuvat rekrytoinnin mukana.
Kyselyä ei voi tallentaa, jos jonkin kysymyksen tai vastausvaihtoehdon teksti on tyhjä tai valintakysymyksellä ei ole yhtään vaihtoehtoa.
Voit palauttaa Lauran oletuskyselyn valinnalla Palauta oletuskysely ja vahvistamalla valinnalla Vahvista palautus. Tekemäsi muutokset kyselyyn poistuvat. Jokainen suosituspyyntö tallentaa kyselyn sellaisena kuin se oli lähetyshetkellä. Kyselyn muokkaaminen ei siis muuta jo lähetettyjä pyyntöjä, vaan muutokset koskevat vasta uusia lähetyksiä.
Kielet
Kyselystä on oma kieliversionsa jokaiselle kielelle, jolla rekrytointi on julkaistu. Vaihda kieltä kyselyn yläpuolella olevista kielivalinnoista. Kunkin kieliversion kohdalla näet vain sen kielen tekstit, joten kääntämättömät kysymykset näkyvät tyhjinä. Lauran oletuskysely on valmiiksi käännetty suomeksi, englanniksi ja ruotsiksi.
Jos jokin kysymys puuttuu suosittelijan kielestä, hän näkee sen toisella kielellä, jotta yksikään kysymys ei jää tyhjäksi. Kirjoita siksi kaikki tekstit jokaiselle julkaisukielelle.
Pyydä hakijoita ilmoittamaan suosittelijat
Jos hakija ei ole ilmoittanut suosittelijoitaan hakemuksella, voit pyytää tiedot häneltä. Hakija saa sähköpostin ja linkin, jonka kautta hän lisää suosittelijat hakijaportaalin Suosittelijat-välilehdelle. Hakija voi lisätä suosittelijoita myös rekrytoinnin päätyttyä.
Suosittelijoiden pyytäminen usealta hakijalta kerrallaan
Valitse hakijat rekrytoinnin hakijalistalta.
Valitse työkalurivin Pyydä suosittelijoiden tietoja -painike.
Tarkista vastaanottajat ja viestin esikatselu ja valitse Lähetä tietopyyntö.
Suosittelijoiden pyytäminen yhdeltä hakijalta
Avaa hakemus ja siirry Suositukset-välilehdelle.
Valitse Pyydä tiedot hakijalta.
Kukin hakija saa viestin hakemuksensa kielellä. Viesti tallentuu myös hakemuksen keskusteluun, jossa näet, mitä hakijalle on lähetetty. Jos hakijalle on lähetetty tietopyyntö aiemmin, Laura kertoo siitä ennen lähetystä ja lähettää uuden pyynnön vahvistamisen jälkeen.
Kun tiedot on pyydetty, hakemuksella näkyy tila Odottaa hakijan tietoja. Voit pyytää tietoja myös silloin, kun hakijalla on jo suosittelijoita. Tällöin hakijaa pyydetään tarkistamaan ja täydentämään tiedot.
Jos hakija ei lisää tietoja 14 päivän kuluessa, pyyntö vanhenee ja hakemuksella lukee Hakija ei lisännyt suosittelijoiden tietoja. Voit pyytää tiedot uudelleen valinnalla Pyydä tiedot uudelleen.
Referenssipyyntö lähetetään hakijoiden suosittelijoille, kun pyydät suosituksia erikseen. Näin sinulla säilyy päätösvalta siitä, keiden hakijoiden osalta pyydät suositukset.
Suosittelijan suostumus
Heti kun hakija on lisännyt suosittelijan, suosittelija saa sähköpostin, jossa kerrotaan kuka on hakenut mitäkin tehtävää ja kysytään, sopiiko yhteydenotto. Suosittelija voi suostua tai kieltäytyä. Vastaus näkyy suosittelijan kohdalla hakemuksen Suositukset-välilehdellä:
Suostui suosittelijaksi (päivämäärä)
Kieltäytyi suosittelemasta (päivämäärä)
Ei ole vielä vastannut suostumuspyyntöön
Jos suosittelija ei vastaa, pyynnön voi silti lähettää. Sen sijaan suosittelijalle, joka on kieltäytynyt, ei lähetetä suosituspyyntöä, eikä hänelle voi lähettää sitä uudelleen. Jos suosittelija kieltäytyy vasta sen jälkeen, kun kysely on jo lähetetty, hänen aiempi linkkinsä lakkaa toimimasta.
Suositusten pyytäminen
Kun suosittelijoiden tiedot on kerätty, voit lähettää suosituspyynnöt kahdella tavalla.
Massana
Valitse rekrytoinnin hakijalistalta hakijat, joiden suosituksia haluat. Valita voi enintään 25 hakijaa kerralla.
Valitse työkalurivin Pyydä suosituksia -painike. Painike on aktiivinen vasta, kun olet valinnut vähintään yhden hakijan.
Tarkista vastaanottajat. Jokaisen suosittelijan kohdalla näet, mitä hänelle tapahtuu: kutsutaan, pyyntö jo lähetetty, linkki vanhentunut – lähetetään uudelleen tai ei halua osallistua.
Valitse Lähetä pyynnöt.
Laura toimii jokaisen hakijan kohdalla seuraavasti:
Jokainen suosittelija, jolle ei ole vielä lähetetty pyyntöä, saa sähköpostin ja henkilökohtaisen linkin kyselyyn.
Suosittelijalle, jolla on jo lähetetty pyyntö tai joka on jo vastannut siihen, ei lähetetä mitään.
Suosittelijalle, jonka aiempi linkki on vanhentunut, lähetetään uusi linkki.
Jos hakemuksella ei ole suosittelijoiden tietoja, hakijalta pyydetään ne. Kun hakija on lisännyt suosittelijat, kyselyt lähtevät suosittelijoille automaattisesti, eikä sinun tarvitse tehdä mitään.
Lähetyksen jälkeen näet yhteenvedon lähetetyistä pyynnöistä. Jos jonkin sähköpostin lähetys epäonnistuu, Laura kertoo siitä yhteenvedossa.
Yksittäin
Avaa hakemus ja siirry Suositukset-välilehdelle.
Valitse haluamasi suosittelijan kohdalta Pyydä suositus.
Valitse tarvittaessa Viestin ja kyselyn kieli. Oletuksena käytetään hakijan kieltä, jos rekrytointi on julkaistu sillä. Muuten käytetään ensimmäistä kieltä, jolla rekrytointi on julkaistu. Esikatselu päivittyy, kun vaihdat kieltä.
Tarkista viestin esikatselu ja valitse Lähetä suosituspyyntö.
Voit lähettää pyynnön myös vain yhdelle suosittelijalle, vaikka hakijalla olisi useita. Muille suosittelijoille ei tällöin lähetetä mitään.
Suosittelijan näkökulma
Suosittelija saa sähköpostin, jossa kerrotaan, kuka on nimennyt hänet suosittelijaksi ja mihin tehtävään. Viestissä on henkilökohtainen, suojattu linkki, joka on voimassa 14 päivää. Linkki avaa kyselyn selaimessa. Suosittelijan ei tarvitse luoda tunnusta tai kirjautua.
Suosittelijan nimi ja sähköpostiosoite on täytetty valmiiksi kutsun mukaan. Nimeä voi korjata valinnalla Muokkaa tietoja. Sähköpostiosoitetta ei voi muuttaa.
Suosittelija vastaa kysymyksiin. Pakolliset kysymykset on merkitty.
Suosittelija lähettää vastaukset valinnalla Lähetä suositus.
Suositus voidaan antaa vain kerran. Kun vastaukset on lähetetty, sama linkki näyttää ilmoituksen Suositus on jo lähetetty eikä enää näytä kysymyksiä tai vastauksia. Jos linkki on vanhentunut, suosittelija näkee ilmoituksen Linkki on vanhentunut.
Suosittelija saa vielä sähköpostitse vahvistusviestin suosituksen tallentumisesta.
Seuraa suositusten tilannetta
Hakemuksen Suositukset-välilehdellä näet hakijan suosittelijat ja kunkin suosituspyynnön tilan:
Tila | Merkitys |
Ei lähetetty | Suosittelijalle ei ole vielä lähetetty pyyntöä. |
Odottaa vastausta | Pyyntö on lähetetty, mutta suosittelija ei ole vielä vastannut. |
Vastattu | Suosittelija on lähettänyt suosituksen. Vastaukset näkyvät suosittelijan kohdalla. |
Kieltäytyi | Suosittelija ei halua osallistua. |
Vanhentunut | Linkki ei ole enää voimassa. Voit lähettää uuden valinnalla Pyydä suositus. |
Tilan vieressä näkyy tapahtuman päivämäärä, esimerkiksi Pyydetty, Avattu, Muistutettu tai Vastattu. Näet myös, onko suosittelija lisätty hakulomakkeella vai hakijaportaalissa. Jos hakija on poistanut suosittelijan tiedoistaan, jo annettu suositus säilyy silti näkyvissä.
Muistutukset: Jos suosittelija ei ole vastannut viiden päivän kuluessa, Laura lähettää hänelle yhden muistutuksen. Muistutuksen linkki korvaa aiemman: vanha linkki lakkaa toimimasta, ja suosittelija jatkaa uudesta linkistä. Jos suosittelija on juuri avannut kyselyn, muistutus lykkääntyy vuorokaudella, jotta hän ei menetä vastausta kesken täyttämisen.
Vanhentuminen: Jos suosittelija ei vastaa 14 päivän kuluessa, linkki vanhenee. Uutta pyyntöä ei lähetetä automaattisesti. Jos haluat vielä suosituksen, lähetä pyyntö uudelleen valinnalla Pyydä suositus.
Suositusten lukeminen ja ilmoitukset
Kun suosittelija on vastannut, Laura ilmoittaa siitä rekrytoinnin luojalle ja osallistujille ilmoituksella Suositus vastaanotettu. Ilmoitus tulee Lauraan ja sähköpostiin oman ilmoitusasetuksesi mukaan. Voit muuttaa asetusta ilmoitusasetuksista Hakemukset-ryhmästä kohdasta Suosittelija antoi suosituksen. Useat samalla hakemuksella saapuneet suositukset ryhmitellään yhteen ilmoitukseen.
Suositus näkyy hakemuksen Suositukset-välilehdellä suosittelijan kohdalla. Näet suosittelijan nimen, yhteystiedot, tehtävänimikkeen ja organisaation sekä kaikki vastaukset kysymyksittäin.
Kuka näkee suositukset?
Suositukset ovat luottamuksellisia kolmannen osapuolen lausuntoja hakijasta, joten niiden näkyvyys on rajattu tiukemmin kuin muun hakemustiedon. Suositukset näkevät ja suosituspyynnöt voivat lähettää vain rekrytoinnin luoja, rekrytoinnin osallistujat ja organisaation ylläpitäjät. Muut organisaation käyttäjät eivät näe rekrytoinnin Suositukset-välilehteä.
Kysymyksiä ja vastauksia
En näe Pyydä suosituksia -painiketta.
Varmista, että suosituspyynnöt on otettu käyttöön rekrytoinnin Suositukset-välilehdellä ja että sinulla on oikeus rekrytointiin (luoja, osallistuja tai ylläpitäjä). Painike on harmaa, kunnes olet valinnut vähintään yhden hakijan.
Hakijalla ei ole suosittelijoita. Mitä tapahtuu, jos pyydän suosituksia?
Hakijalta pyydetään suosittelijoiden tiedot. Kun hän on lisännyt ne, suosituspyynnöt lähtevät suosittelijoille automaattisesti.
Suosittelija ei löydä sähköpostia.
Pyydä häntä tarkistamaan roskaposti. Kun aiempi linkki on voimassa, uutta pyyntöä ei voi lähettää, mutta Laura lähettää suosittelijalle muistutuksen viiden päivän kuluttua. Jos linkki ehtii vanhentua, voit lähettää pyynnön uudelleen.
Suosittelijan linkki ei enää toimi.
Linkki on voimassa 14 päivää, ja muistutus korvaa aiemman linkin. Lähetä pyyntö uudelleen valinnalla Pyydä suositus.
Voinko muuttaa kyselyä sen jälkeen, kun olen lähettänyt pyyntöjä?
Kyllä, mutta muutokset koskevat vain uusia lähetyksiä. Jo lähetetyt pyynnöt käyttävät kyselyä sellaisena kuin se oli lähetettäessä.
Voiko suosittelija muokata vastauksiaan lähettämisen jälkeen?
Ei. Suosituksen voi antaa vain kerran.