Hakijoiden valinta
Hakemuslistalla jokaisen hakijan kohdalla on valintaruutu. Ruksi haluttujen hakijoiden kohdalle, tai käytä "valitse kaikki" -painiketta valitaksesi kaikki näkyvissä olevat hakijat kerralla.
Valittujen määrä näkyy listan yläreunassa merkkinä, esim. "5 hakijaa valittu". Merkin voi tyhjentää ×-painikkeesta.
Kun vähintään yksi hakija on valittu, listan yläpalkissa oleva viesti-kuvake (puhekupla) aktivoituu. Sitä painamalla siirrytään viestin kirjoitussivulle ("Lähetä viesti").
Viestin kirjoittaminen
Kirjoitussivulla näkyy, kuinka moni hakija on valittuna. Viestin voi tehdä kolmella tavalla, joita voi myös yhdistellä:
Kirjoita itse suoraan tekstikenttään.
Valitse pohja, jolloin viestiin lisätään valmiin, aiemmin tallennetun mallipohjan teksti. Jos olet jo kirjoittanut tekstiä, järjestelmä pyytää vahvistuksen ennen sen korvaamista.
Luo tekoälyllä, jolloin tekoäly kirjoittaa viestiluonnoksen antamasi ohjeen tai valmiin aiheen perusteella. Voit muokata luonnosta vapaasti. Jos muokkaat luonnosta ja pyydät sen jälkeen uuden version, järjestelmä varmistaa, ettei muokkauksiasi korvata vahingossa.
Jos hakijat ovat hakeneet eri kielillä
Jos valituilla hakijoilla on hakemuksia useammalla kielellä, viestistä pitää kirjoittaa oma versio jokaiselle kielelle. Näin jokainen hakija saa viestin sillä kielellä, jolla hän on hakenut. Sivulla näkyvät kielikohtaiset välilehdet sekä se, kuinka moni hakija kuuluu mihinkin kieleen. Jos jokin kieliversio jää kirjoittamatta, järjestelmä pyytää vahvistuksen ennen lähetystä. Tällöin kyseiset hakijat saavat viestin jollakin toisella kirjoitetulla kielellä.
Haastatteluajan liittäminen (jos käytössä)
Jos kalenteri-integraatio on käytössä, viestiin voi liittää myös haastattelukutsun kalenteri-kuvakkeesta. Tällöin sama lähetys toimii sekä viestinä että joukkohaastattelukutsuna kaikille valituille.
Lähettäminen
Kerralla voi lähettää viestin enintään 1000 hakijalle. Jos valittuna on enemmän, järjestelmä ilmoittaa siitä, eikä lähetystä voi tehdä ennen kuin valintaa on pienennetty.
Lähetys käsitellään taustalla, joten suurten joukkojen kohdalla tuloksen näkyminen voi kestää hetken.
Lähetyksen jälkeen palataan hakemuslistalle, ja järjestelmä ilmoittaa, onnistuiko lähetys kaikille vai epäonnistuiko se osalle (esim. "Viesti lähetetty 8/10 hakijalle").
Huomioitavaa
Joukkoviesti ei korvaa yksittäisen hakijan kanssa käytävää keskustelua (chat). Chat on erillinen toiminto, joka löytyy saman rekrytoinnin hakemuslistalta jokaisen hakijan kohdalta.
"Hakemuksen vastaanotto" -tyyppistä automaattivastauspohjaa ei näytetä valittavana pohjana joukkoviestissä, koska se on tarkoitettu vain automaattiseen kuittaukseen hakemuksen jättämisestä.