Näin lupa kulkee
Pyytäjä lähettää luvan → tarkastaja → hyväksyjä → lupa on hyväksytty.
Lupa etenee ketjun vaiheiden läpi järjestyksessä. Kuka tahansa käsittelijä voi myös hylätä luvan, palauttaa sen pyytäjälle korjattavaksi tai palauttaa sen edelliselle käsittelijälle. Organisaatiosi ketjussa voi olla useampia vaiheita.
Rekrytointiluvan tekeminen ja lähettäminen
Lupalomakkeessa on kolme vaihetta: Tiedot, Toteutus ja Lähetys.
Avaa päävalikosta Rekrytointiluvat ja klikkaa Uusi rekrytointilupa.
Jos käytössäsi on useampi lupamalli, valitse Lupamalli. Malli määrää, mitä tietoja lupaan täytetään.
Täytä vaihe Tiedot. Pakollisia kenttiä ovat Tehtävänimike, Työsuhteen tyyppi, Työaika ja Perustelu tehtävän täyttämiselle. Organisaatiosi omat kysymykset ovat kohdassa Lisätiedot.
Täytä vaihe Toteutus: valitse Rekrytointitapa ja Rekrytoinnin tuen tarpeet. Jos tukea ei tarvita, valitse Ei tuen tarvetta.
Siirry vaiheeseen Lähetys. Jos sinulla on useampi hyväksymisketju, valitse ketju kohdasta Valitse hyväksymisketju. Valitse sitten jokaiseen ketjun vaiheeseen käsittelijä.
Tarkista lupa ja klikkaa Lähetä hyväksyttäväksi.
Keskeneräinen lupa: Klikkaa missä vaiheessa tahansa Tallenna luonnos. Luonnos näkyy välilehdellä Luonnokset.
Kopio vanhasta luvasta: Avaa aiempi lupa ja valitse Luo kopio. Kopioon tulevat luvan vastaukset, mutta eivät käsittelyhistoria eivätkä käsittelijät.
Luvan seuraaminen
Saat ilmoituksen sovellukseen ja sähköpostiin aina, kun lupasi etenee, palautetaan sinulle, hyväksytään tai hylätään. Sähköpostissa on suora linkki lupaan.
Kohdassa Rekrytointiluvat on neljä välilehteä:
Kaikki: kaikki luvat, joihin sinulla on pääsy.
Aktiiviset: käsittelyssä olevat, hyväksytyt ja hylätyt luvat, joita ei ole arkistoitu.
Luonnokset: lupasi, joita et ole vielä lähettänyt.
Arkistoitu: arkistoidut luvat.
Luvan sivulla näet luvan tilan, hyväksymisketjun vaiheineen, täytetyt tiedot sekä käsittelyhistorian kommentteineen.
Palautettu lupa: Jos käsittelijä palauttaa luvan sinulle, luvan sivulla näkyy, kuka sen palautti ja miksi. Korjaa tiedot ja lähetä lupa uudelleen. Lupa kulkee saman hyväksymisketjun kautta.
Arkistointi: Voit arkistoida hyväksytyn tai hylätyn luvan itse. Muuten lupa arkistoituu automaattisesti puolen vuoden kuluttua päätöksestä. Arkistoidun luvan tiedot ja historia säilyvät.
Kun lupa on hyväksytty
Voit tehdä luvasta työpaikkailmoituksen. Katso ohje Työpaikkailmoituksen luominen hyväksytyn rekrytointiluvan kautta.
Usein kysytyt kysymykset
Näen viestin “Rekrytointilupaa ei voi vielä tehdä”. Organisaatiollanne ei ole käytössä lupamallia. Pyydä pääkäyttäjää ottamaan malli käyttöön.
Pystyn täyttämään luvan, mutta en lähettämään sitä. Sinulle ei ole määritetty hyväksymisketjua tälle lupamallille. Tallenna lupa luonnokseksi ja pyydä pääkäyttäjää lisäämään sinut ketjuun.
“Valitse käsittelijä merkittyihin vaiheisiin ennen lähettämistä.” Valitse Lähetys-vaiheessa käsittelijä jokaiseen ketjun vaiheeseen.
Kuka näkee lupani? Sinä, luvan käsittelijät ja organisaation pääkäyttäjät. Luonnoksen näet vain sinä ja pääkäyttäjät.
Voinko muokata lupaa lähettämisen jälkeen? Et suoraan. Jos lupaa pitää korjata, käsittelijä voi palauttaa sen sinulle korjattavaksi.
Lupani hylättiin. Voinko lähettää sen uudelleen? Et. Hylkäys on lopullinen. Tee luvasta kopio valinnalla Luo kopio, korjaa tiedot ja lähetä se uutena lupana.