Mikä rekrytointilupamalli on?
Rekrytointilupamalli on lomakepohja, jonka luvan tekijä täyttää, kun hän pyytää lupaa rekrytointiin. Malli määrittää, mitä tietoja luvassa kysytään.
Oma malli kannattaa luoda, kun eri rekrytoinneissa tarvitaan eri tietoja, esimerkiksi:
vakituisissa ja määräaikaisissa työsuhteissa
eri yksiköissä tai maissa
kesätyöntekijöiden ja harjoittelijoiden rekrytoinneissa.
Ennen kuin aloitat
Lupamallien luominen vaatii pääkäyttäjän oikeudet. Mallin luominen on nopeampaa, kun päätät nämä asiat etukäteen:
Mihin tilanteeseen malli tehdään?
Mitä tietoja luvassa kysytään? Esimerkiksi tehtävänimike, yksikkö, työsuhteen kesto, palkka ja perustelu.
Mitkä tiedot ovat pakollisia?
Mikä hyväksymiskierto malliin liitetään? Katso ohje Rekrytointiluvan hyväksymiskiertojen määrittely.
Vinkki: Listaa kysyttävät tiedot ensin esimerkiksi Exceliin ja pyydä niistä kommentit luvan tekijöiltä ja hyväksyjiltä.
Uuden lupamallin luominen
Avaa Yrityksen asetukset → Rekrytointiluvat ja lisää uusi lupamalli.
Anna mallille nimi, josta luvan tekijä tunnistaa oikean mallin, esimerkiksi “Määräaikainen työsuhde”.
Lisää lomakkeelle kentät, joita luvassa kysytään, ja merkitse pakolliset kentät.
Järjestä kentät loogiseen järjestykseen, esimerkiksi tehtävän tiedot ensin ja perustelut viimeiseksi.
Valitse hyväksymiskierto, jonka kautta mallilla tehdyt luvat kulkevat.
Tallenna malli.
Tee testilupa uudella mallilla. Tarkista, että kentät näkyvät oikein ja lupa menee oikeille hyväksyjille.
Malli on nyt valittavissa, kun rekrytointilupaa tehdään.
Mallin muokkaaminen ja hallinta
Muokkaa mallia: Avaa malli, lisää, poista tai muuta kenttiä ja tallenna.
Tee uusi malli vanhan pohjalta: Kopioi olemassa oleva malli ja muokkaa kopiota.
Poista malli käytöstä: Poista käytöstä mallit, joita ei enää tarvita, jotta luvan tekijä ei valitse väärää mallia.
Huom! Ennen kuin poistat kentän, varmista, ettei sen tietoja enää tarvita.
Hyvät käytännöt
Kysy vain tarpeelliset tiedot. Lyhyt lomake täytetään nopeammin ja oikein.
Tee pakollisiksi vain ne kentät, jotka ovat välttämättömiä päätöksen tekemiseen.
Pidä mallien määrä pienenä. Muutama selkeä malli on parempi kuin monta lähes samanlaista.
Käy mallit läpi säännöllisesti, esimerkiksi kerran vuodessa.
Ongelmatilanteet
En näe Yrityksen asetuksia. Sinulla ei ole pääkäyttäjän oikeuksia. Pyydä niitä organisaatiosi pääkäyttäjältä.
Malli ei näy luvan tekijälle. Tarkista, että malli on tallennettu ja otettu käyttöön.
Lupa menee väärille hyväksyjille. Tarkista malliin liitetty hyväksymiskierto.
Luvan tekijät jättävät tärkeän tiedon pois. Merkitse kenttä pakolliseksi.