Hakemusten käsittelyssä ja hakijavertailussa voi käyttää apuna erilaisia merkintöjä ja muistiinpanoja. Merkintätavat ja niistä käytetyt nimitykset vaihtelevat työnantajittain. Yleisesti käytettyjä merkintöjä ovat esimerkiksi seuraavat:
- Status (missä vaiheessa hakija on rekrytointiprosessissa)
- Tägit (tarkoitettu osaamisten, pätevyyksien ja taitojen merkitsemiseen)
- Tähdet (tarkoitettu pisteyttämiseen esim. osaamisten, pätevyyksien ja taitojen perusteella)
- Muistiinpanot (tekstimuotoiset merkinnät kuten haastattelumuistiinpanot)
- Kommentit (toinen nimitys tekstimuotoisille muistiinpanoille)
Hakemukset sisältävät henkilötietoja, joten on hyvä muistaa, että merkintöjän tekeminen ja tallentaminen hakemuksiin on myös henkilötietojen käsittelyä. Työnhakijalla on puolestaan yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n mukainen oikeus saada pääsy itseään koskeviin tietoihin, jos hän niitä pyytää. On siis hyvä tietää, että hakija voi pyytää itseään koskevat tiedot, ja silloin tiedot on toimitettava hänelle.
GDPR korostaa henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyyttä ja asianmukaisuutta. Pidä tämä siis mielessä, kun teet merkintöjä ja muistiinpanoja hakemuksiin. Hyödynnä merkintöjä ja muistiinpanoja rohkeasti apunasi, ja tee ne sillä ajatuksella, että ne kestävät tarvittaessa myös päivänvaloa. Läpinäkyvyys ja avoimuus henkilötietojen käsittelyssä ovat muutenkin hyveitä ja vahvuuksia, joiden kautta voit todistaa olevasi vastuullinen ja reilu työnantaja!