Siirtymä vanhasta rekrytointijärjestelmästä LAURA™-palveluun on hyvä suunnitella etukäteen etenkin, jos vanha järjestelmä on aktiivisessa käytössä samalla, kun uutta otetaan käyttöön. Seuraavassa on muutama vaihtoehto sujuvan siirtymän suunnittelun avuksi.
Vaihtoehto 1: Siirtymäaika, jolloin molemmat järjestelmät ovat käytössä
Jos tarpeen ja mahdollista, meneillään olevat rekrytoinnit voi viedä loppuun vanhassa järjestelmässä ja uudet avata suoraan LAURA™-palveluun. Tällöin järjestelmävaihdosta ei tarvitse tehdä lennosta, jolloin vaihdos ei kuormita rekrytoinneissa mukana olevia kesken käynnissä olevien rekrytointien.
Järjestelyn onnistumisen kannalta on tärkeää, että käyttäjiä on ohjeistettu siirtymävaiheessa, ettei uusia rekrytointeja perusteta enää vanhaan järjestelmään. Lisäksi siirtymäajalle on hyvä sopia vaiheet ja kesto, jotta vanhaa järjestelmää ei tarvitse ylläpitää tarpeettoman kauan.
Siirtymäajan vaiheet voivat olla esimerkisi seuraavat:
- LAURA-palvelun käytön aloitus ja linkittäminen verkkosivuille sekä vanhan järjestelmän hallitun alasajon käynnistäminen.
- Vanhan järjestelmän linkitysten ottaminen pois verkkosivuilta heti, kun kaikkien meneillään olevien rekrytointien hakuaika on päättynyt.
- Tarvittavien tietojen ottaminen talteen vanhasta järjestelmästä ja vanhasta järjestelmästä luopuminen.
Vaihtoehto 2: Tietojen tuonti vanhasta rekrytointijärjestelmästä LAURA™-palveluun
Hakijatiedot on mahdollista tuoda vanhasta järjestelmästä LAURA™-palveluun. Jos tuotavia hakijoita on vain muutamia, ne on helppo tallentaa palveluun käsin. Suurempi määrä tietoja kannattaa tuoda järjestelmään massana. Asiantuntijamme avustavat tietojen koostamisessa ja tiedonsiirto-operaatiossa.
Vaihtoehto 3: Aloitus kokonaan tyhjältä työpöydältä
Joskus aloittaminen tyhjältä työpöydältä voi olla mielekäs vaihtoehto sekä keino siivota vanhentuneet hakemukset ja tiedot pois. Voit myös luoda positiivista työnantajakuvaa tiedottamalla rekrytointipalvelun uudistuksesta hakijoille.
Voit ilmoittaa vanhassa järjestelmässä oleville avoimen hakemuksen jättäneille hakijoille esimerkiksi seuraavasti: "Rekrytointipalvelu uudistuu ja päivitämme tietoja samalla. Mikäli olet edelleen käytettävissä rekrytointeihimme, käytähän tallentamassa ajantasaiset tietosi uuteen palveluumme osoitteessa...".
Parhaimmillaan tällainen viesti kertoo avoimen hakemuksen jättäneille hakijoille, että heidät on huomioitu ja halutaan jatkossakin huomioida, jos he suinkin ovat edelleen käytettävissä.