Vid en referenskontroll får de referenspersoner som den sökande har angett ett e-postmeddelande med en personlig länk till ett kort formulär. Referenspersonen behöver inte logga in någonstans. Svaren sparas på fliken Referenser i ansökan, och Laura meddelar dig när en referens har kommit in.
Funktionen fungerar så här:
Du tar referensförfrågningar i bruk i rekryteringen och bestämmer hur referenspersonernas uppgifter samlas in.
Du redigerar vid behov referensformuläret.
Du väljer de sökande vars referenser du vill ha och skickar förfrågningarna.
Referenspersonen bekräftar sitt samtycke och besvarar formuläret.
Du läser svaren i ansökan.
Ta referensförfrågningar i bruk i rekryteringen
Referensförfrågningar ställs in för varje rekrytering. De är som standard avstängda, och du kan ta dem i bruk i vilket skede av rekryteringen som helst, även efter att ansökningstiden har gått ut.
Öppna rekryteringen och gå till redigeringen av rekryteringen.
Öppna fliken Referenser.
Välj Ta referensförfrågningar i bruk.
Under Insamling av referenspersonernas uppgifter väljer du hur kontaktuppgifterna samlas in:
Med ansökningsblanketten: sökanden ombeds ange sina referenspersoners uppgifter i samband med ansökan. Du kan också be om uppgifterna senare.
Senare: referenspersonernas uppgifter begärs av sökanden medan ansökningarna behandlas.
Kontrollera referensformuläret och redigera det vid behov (se nästa avsnitt).
Spara rekryteringen.
När du väljer Med ansökningsblanketten läggs ett avsnitt för referenser till i ansökningsblanketten. Den sökande kan ange högst fem referenspersoner.
Du kan ta referensförfrågningar ur bruk genom att välja Ta ur bruk. Redan skickade referensförfrågningar tas då inte bort, men inga nya förfrågningar eller påminnelser skickas längre. Referenspersonernas länkar upphör att gälla när deras giltighetstid går ut.
Redigera referensformuläret
På fliken Referenser i rekryteringen ser du formuläret så som referenspersonen ser det. Formuläret är från början Lauras standardformulär, som du kan använda som det är eller anpassa.
Formuläret består av tre delar:
Låsta avsnitt ingår alltid och kan inte tas bort eller redigeras. De är
Referensens uppgifter (namn, e-post, befattning och organisation)
Bakgrund. Avsnittet Bakgrund frågar efter den sökandes roll och under vilken period ni arbetade tillsammans, referenspersonens relation till den sökande, om referenspersonen skulle vara villig att arbeta med den sökande igen samt vad en framtida arbetsgivare kan ha nytta av att veta. Svaret på frågan om att arbeta tillsammans igen är den enda obligatoriska frågan, så att varje referens har en jämförbar helhetsbedömning.
Redigerbara avsnitt är som standard
Prestation (bedömningar på skalan 1–5: övergripande prestation, arbetets kvalitet, förmåga att arbeta självständigt samt samarbete och teamwork) och två öppna frågor om den sökandes styrkor och utvecklingsmöjligheter.
Så här redigerar du egna avsnitt:
Välj Redigera avsnitt för det avsnitt du vill redigera. Ett avsnitt i taget är öppet.
Redigera avsnittets rubrik och beskrivning eller frågornas texter.
Välj Frågans typ: Kort svar, Öppet svar, Flerval, Rullgardinsmeny.
Lägg till svarsalternativ i frågor med val med Lägg till alternativ.
Välj vid behov Obligatorisk om referenspersonen måste svara på frågan.
Lägg till en ny fråga med Lägg till fråga, eller ta bort en fråga, ett alternativ eller ett avsnitt med papperskorgsikonen (Ta bort fråga, Ta bort alternativ, Ta bort avsnitt).
Ändra ordningen på avsnitten med Flytta upp och Flytta ner.
Välj Klar när du är nöjd med avsnittet.
Spara rekryteringen. Ändringarna i formuläret sparas tillsammans med rekryteringen.
Formuläret kan inte sparas om texten till någon fråga eller något svarsalternativ är tom, eller om en fråga med val saknar alternativ.
Du kan återställa Lauras standardformulär genom att välja Återställ standardformulär och bekräfta med Bekräfta återställning. Ändringarna du har gjort i formuläret tas bort. Varje referensförfrågan sparar formuläret så som det var när förfrågan skickades. Att redigera formuläret ändrar därför inte redan skickade förfrågningar, utan ändringarna gäller bara nya utskick.
Språk
Formuläret finns i en egen språkversion för varje språk som rekryteringen har publicerats på. Byt språk med språkvalen ovanför formuläret. I varje språkversion ser du bara texterna på det språket, så frågor som inte har översatts visas tomma. Lauras standardformulär är redan översatt till finska, engelska och svenska.
Om en fråga saknas på referenspersonens språk visar Laura den på ett annat språk, så att ingen fråga blir tom. Skriv därför alla texter på varje språk som rekryteringen har publicerats på.
Be de sökande ange sina referenspersoner
Om den sökande inte har angett sina referenspersoner i ansökan kan du be om uppgifterna. Den sökande får ett e-postmeddelande med en länk och lägger till referenspersonerna på fliken Referenser i sökandeportalen. Den sökande kan lägga till referenspersoner även efter att rekryteringen har avslutats.
Be flera sökande om referenspersoner på en gång
Välj de sökande i rekryteringens lista över sökande.
Välj knappen Begär uppgifter om referenspersoner i verktygsfältet.
Kontrollera mottagarna och förhandsgranskningen av meddelandet och välj Skicka förfrågningar.
Be en sökande om referenspersoner
Öppna ansökan och gå till fliken Referenser.
Välj Be den sökande om uppgifter.
Varje sökande får meddelandet på sin ansökans språk. Meddelandet sparas också i ansökans diskussion, där du ser vad den sökande har fått. Om den sökande har fått en förfrågan tidigare meddelar Laura det före utskicket och skickar en ny förfrågan efter att du har bekräftat.
När uppgifterna har begärts visas statusen Väntar på den sökandes uppgifter i ansökan. Du kan begära uppgifter även när den sökande redan har referenspersoner. Då ombeds den sökande kontrollera och komplettera uppgifterna.
Om den sökande inte lägger till uppgifterna inom 14 dagar går förfrågan ut, och i ansökan står det Den sökande lade inte till uppgifter om referenspersoner. Du kan begära uppgifterna på nytt med Be om uppgifterna på nytt.
Referensförfrågan skickas till de sökandes referenspersoner när du begär referenser separat. På så sätt behåller du beslutanderätten över för vilka sökande du begär referenser.
Referenspersonens samtycke
Så snart den sökande har lagt till en referensperson får referenspersonen ett e-postmeddelande som berättar vem som har sökt vilken tjänst och frågar om det går bra att kontakta hen. Referenspersonen kan samtycka eller avböja. Svaret visas vid referenspersonen på fliken Referenser i ansökan:
Gick med på att ge en referens (datum)
Avböjde att ge en referens (datum)
Har ännu inte svarat på samtyckesförfrågan
Om referenspersonen inte svarar kan du ändå skicka förfrågan. Till en referensperson som har avböjt skickas däremot ingen referensförfrågan, och den kan inte heller skickas på nytt. Om referenspersonen avböjer först efter att formuläret redan har skickats slutar hens tidigare länk att fungera.
Begär referenser
När referenspersonernas uppgifter har samlats in kan du skicka referensförfrågningar på två sätt.
Flera på en gång
Välj i rekryteringens lista över sökande de sökande vars referenser du vill ha. Du kan välja högst 25 sökande åt gången.
Välj knappen Begär referenser i verktygsfältet. Knappen blir aktiv först när du har valt minst en sökande.
Kontrollera mottagarna. För varje referensperson ser du vad som händer: bjuds in, förfrågan redan skickad, länken har gått ut – skickas på nytt eller vill inte delta.
Välj Skicka förfrågningar.
Laura gör så här för varje sökande:
Varje referensperson som ännu inte har fått någon förfrågan får ett e-postmeddelande och en personlig länk till formuläret.
Till en referensperson som redan har fått en förfrågan eller som redan har svarat på den skickas ingenting.
Till en referensperson vars tidigare länk har gått ut skickas en ny länk.
Om ansökan saknar uppgifter om referenspersoner ombeds den sökande lämna dem. När den sökande har lagt till referenspersonerna skickas formulären automatiskt till dem, och du behöver inte göra något.
Efter utskicket ser du en sammanfattning av de skickade förfrågningarna. Om något e-postmeddelande inte kan skickas meddelar Laura det i sammanfattningen.
En i taget
Öppna ansökan och gå till fliken Referenser.
Välj Be om referens vid den referensperson du vill skicka till.
Välj vid behov Meddelandets och enkätens språk. Som standard används den sökandes språk, om rekryteringen har publicerats på det. Annars används det första språket som rekryteringen har publicerats på. Förhandsgranskningen uppdateras när du byter språk.
Kontrollera förhandsgranskningen av meddelandet och välj Skicka referensförfrågan.
Du kan också skicka förfrågan till bara en referensperson, även om den sökande har flera. Till de övriga referenspersonerna skickas då ingenting.
Referenspersonens perspektiv
Referenspersonen får ett e-postmeddelande som berättar vem som har angett hen som referensperson och för vilken tjänst. Meddelandet innehåller en personlig, skyddad länk som gäller i 14 dagar. Länken öppnar formuläret i webbläsaren. Referenspersonen behöver inte skapa något konto eller logga in.
Referenspersonens namn och e-postadress är förifyllda enligt inbjudan. Namnet kan rättas med Redigera uppgifter. E-postadressen kan inte ändras.
Referenspersonen svarar på frågorna. De obligatoriska frågorna är markerade.
Referenspersonen skickar svaren med Skicka referens.
En referens kan ges bara en gång. När svaren har skickats visar samma länk meddelandet Referensen har redan skickats och visar inte längre frågorna eller svaren. Om länken har gått ut ser referenspersonen meddelandet Länken har gått ut.
Referenspersonen får dessutom ett bekräftelsemeddelande via e-post om att referensen har sparats.
Följ läget för referenserna
På fliken Referenser i ansökan ser du den sökandes referenspersoner och status för varje referensförfrågan:
Status | Betydelse |
Inte skickad | Ingen förfrågan har ännu skickats till referenspersonen. |
Väntar på svar | Förfrågan har skickats, men referenspersonen har ännu inte svarat. |
Besvarad | Referenspersonen har skickat sin referens. Svaren visas vid referenspersonen. |
Avböjde | Referenspersonen vill inte delta. |
Utgången | Länken gäller inte längre. Du kan skicka en ny med Be om referens. |
Bredvid statusen visas datumet för händelsen, till exempel Begärd, Öppnad, Påmind eller Besvarad. Du ser också om referenspersonen har lagts till på ansökningsblanketten eller i sökandeportalen. Om den sökande har tagit bort referenspersonen från sina uppgifter finns en redan given referens kvar.
Påminnelser: Om referenspersonen inte har svarat inom fem dagar skickar Laura en påminnelse. Påminnelsens länk ersätter den tidigare: den gamla länken slutar fungera, och referenspersonen fortsätter med den nya länken. Om referenspersonen precis har öppnat formuläret skjuts påminnelsen upp ett dygn, så att hen inte förlorar sina svar mitt i ifyllandet.
Utgång: Om referenspersonen inte svarar inom 14 dagar går länken ut. Någon ny förfrågan skickas inte automatiskt. Om du fortfarande vill ha referensen skickar du förfrågan på nytt med Be om referens.
Läs referenserna och få meddelanden
När referenspersonen har svarat meddelar Laura rekryteringens skapare och deltagare med meddelandet Referens mottagen. Meddelandet kommer till Laura och till e-posten enligt dina egna inställningar. Du kan ändra inställningen i Meddelandeinställningar, i gruppen Ansökningar, på raden En referensperson lämnade en referens. Flera referenser som kommer in för samma ansökan grupperas i ett meddelande.
Referensen visas vid referenspersonen på fliken Referenser i ansökan. Du ser referenspersonens namn, kontaktuppgifter, befattning och organisation samt alla svar fråga för fråga.
Vem ser referenserna?
Referenser är konfidentiella uttalanden av en tredje part om den sökande, så synligheten är mer begränsad än för övriga ansökningsuppgifter. Endast rekryteringens skapare, rekryteringens deltagare och organisationens administratörer kan se referenserna och skicka referensförfrågningar. Övriga användare i organisationen ser inte fliken Referenser i rekryteringen.
Frågor och svar
Jag ser inte knappen Begär referenser.
Kontrollera att referensförfrågningar har tagits i bruk på fliken Referenser i rekryteringen och att du har behörighet till rekryteringen (skapare, deltagare eller administratör). Knappen är grå tills du har valt minst en sökande.
Den sökande har inga referenspersoner. Vad händer om jag begär referenser?
Den sökande ombeds lämna referenspersonernas uppgifter. När hen har lagt till dem skickas referensförfrågningarna automatiskt till referenspersonerna.
Referenspersonen hittar inte e-postmeddelandet.
Be hen kontrollera skräpposten. Så länge den tidigare länken gäller kan ingen ny förfrågan skickas, men Laura skickar en påminnelse till referenspersonen efter fem dagar. Om länken hinner gå ut kan du skicka förfrågan på nytt.
Referenspersonens länk fungerar inte längre.
Länken gäller i 14 dagar, och en påminnelse ersätter den tidigare länken. Skicka förfrågan på nytt med Be om referens.
Kan jag ändra formuläret efter att jag har skickat förfrågningar?
Ja, men ändringarna gäller bara nya utskick. Redan skickade förfrågningar använder formuläret så som det var när de skickades.
Kan referenspersonen redigera sina svar efter att ha skickat dem?
Nej. En referens kan ges bara en gång.