1. Johdanto
1.1 Palvelun tarkoitus ja kohderyhmä
Laura Rekrytointijärjestelmä on Laura Rekrytointi Oy:n tarjoama suomalainen, selainkäyttöinen SaaS-palvelu rekrytoinnin hallintaan. Palvelun tarkoitus on helpottaa työnantajan arkea työnhakijoiden tavoittamisesta hakemusten käsittelyyn, viestintään, valintaan ja raportointiin asti.
Palvelu on tarkoitettu kaikenkokoisille työnantajaorganisaatioille, rekrytoijille, esihenkilöille ja HR-asiantuntijoille, jotka haluavat hoitaa rekrytoinnin keskitetysti, läpinäkyvästi ja tehokkaasti. Hakijoille palvelu tarjoaa kanavan työpaikkojen hakemiseen, hakemusten seurantaan, viestintään ja oman osaajaprofiilin hallintaan.
1.2 Palvelun lyhyt kuvaus
Laura kokoaa rekrytoinnin keskeiset vaiheet yhdelle alustalle: työpaikkailmoitusten laadinnan ja julkaisun, hakulomakkeet, Kanban- ja listapohjaisen hakemusten käsittelyn, hakijaviestinnän, haastattelujen ajanvarauksen, raportoinnin sekä tekoälyavusteisen osaajahaun. Palvelu tukee perinteistä hakemusperusteista rekrytointia ja modernia osaajien suoraa löytämistä Lauran osaajapankin avulla.
1.3 Miten Laura tekee sen toisin?
Laura erottuu muista rekrytointijärjestelmistä ja henkilöstöpalveluyrityksistä yhdistämällä henkilökohtaisen palvelun ja työnantajan brändin osaksi digitaalista alustaa. Siinä missä monissa perinteisissä toimintamalleissa työnantaja jää taka-alalle rekrytointikonsultin tai vuokrayrityksen taakse, Laura kääntää asetelman päinvastoin eli työnantajan eduksi.
Lauran mallissa työnantaja pidetään aina keskiössä ja näkyvissä. Tämä tekee hakemisesta persoonallisempaa ja helpompaa, ja jokainen rekrytointiprosessi rakentaa myös työnantajakuvaa ja vahvistaa työnantajan omaa brändi-imagoa.
1.4 Käsitteet ja lyhenteet
Laura: Laura Rekrytointijärjestelmä ja siihen kytkeytyvät rekrytoinnin ja rekrytointimarkkinoinnin palvelut.
Rekrytointijärjestelmä: työnantajan käyttöliittymä rekrytointien, hakemusten, viestinnän, haastattelujen ja asetusten hallintaan.
Osaajaportaali: hakijan käyttöliittymä hakemusten seurantaan, keskusteluihin, kutsuihin ja osaajaprofiilin hallintaan.
Osaajapankki: Lauran ylläpitämä osaajaprofiilien tietokanta, josta työnantaja voi hakea sopivia osaajia.
Tekoäly (AI): palvelun avustavat toiminnot, kuten työpaikkailmoitusten ja viestien luonnostelu sekä osaajahaun tukeminen.
2. Palvelun sisältö
2.1 Toiminnallisuudet ja ominaisuudet
Palvelu tukee rekrytoinnin koko elinkaarta. Keskeisiä toiminnallisuuksia ovat:
Rekrytoinnin valmistelu ja julkaisu
Työpaikkailmoitusten laadinta: ohjattu ilmoituksen luonti, tekoälyavusteinen tehtävänimikkeen ja kuvaustekstin luonnostelu.
Hakulomakkeet: valmiit lomakepohjat, omat kysymykset, CV:n ja liitteiden vastaanotto sekä lomakkeiden näyttäminen hakijan valitsemalla kielellä.
Monikanavainen julkaisu: julkaisu organisaation omalle urasivulle, Lauran työpaikkaportaaliin, Työmarkkinatoriin, Duunitoriin, Joblyyn, intranetiin ja RSS-syötteisiin soveltuvin osin.
Hakijoiden hallinta ja viestintä
Hakemusten käsittely: Kanban- ja listanäkymät, käsittelyn tilat, organisaation omat välivaiheet, tähtiarviot, arviointikriteerit, tägit, kommentit, muistiinpanot ja liitteiden esikatselu.
Hakijaviestintä: keskustelu hakijan kanssa suoraan järjestelmässä, joukkoviestit, mallipohjat ja tekoälyn tuottamat viestiluonnokset hakijan kielellä.
Haastattelut: kalenteri- ja videopalvelukytkennät, aikaehdotukset, hakijan itse tekemät varaukset, siirrot ja peruutukset sekä automaattinen videolinkin luonti.
Osaajahaku ja osaajatarpeet: tekoälyavusteinen haku Lauran osaajapankista, osaajaprofiilien tarkastelu ja kutsuminen rekrytointiin.
Analytiikka
Yhteenveto: rekrytointien, hakijoiden ja hakemusten määrät valitulla ajanjaksolla, hakijoiden ja hakemusten keskiarvot rekrytointia kohden, keskimääräinen ja mediaaniläpimenoaika, hakemusmäärien kehitys aikajanalla sekä rekrytointien onnistumisaste, valitut ja hylätyt hakijat.
Tehokkuus: hakuajan ja läpimenoajan keskiarvot ja mediaanit, hakuajan ja läpimenoajan kehitys kuukausittain sekä rekrytointien jakautuminen hakuajan ja läpimenoajan pituuden mukaan. Mittarit tukevat esimerkiksi time-to-hire-seurantaa ja prosessin pullonkaulojen tunnistamista.
Vertailut: rekrytointien ja hakemusten tarkastelu esimerkiksi työsuhteen tyypin, työajan, työpaikan sijainnin, toimipisteen valinnan ja etätyömahdollisuuden mukaan. Vertailut auttavat arvioimaan muun muassa hakijamäärien, hakijaprofiilien ja hakukanavien vaikuttavuutta eri rekrytointikokonaisuuksissa.
Järjestelmän hallinta ja tekoäly
Asetukset ja hallinta: yritystiedot, tehtäväkuvaukset, viestimallipohjat, urasivun ulkoasu, julkaisukanavat, käyttäjät ja roolit.
Dataohjautuva tekoäly: tehtävänkuvaukset ja yritystiedot muodostavat myös tekoälyn hyödyntämistä ja rekrytointia rikastavan tietopankin. Sen ansiosta Lauran tekoäly kykenee tarkkaan, tehokkaaseen ja osuvaan toimintaan, joka puolestaan mahdollistaa vahvan dataohjautuvan rekrytoinnin myös tekoälyä hyödynnettäessä.
Tehtäväkuvaukset avaavat kuhunkin työtehtävään kohdistuvia osaamisvaatimuksia ja odotuksia. Tekoäly hyödyntää näitä tietoja työpaikkailmoitusten luomiseen, rekrytointien markkinointiin, esittelytekstien ja hakijaviestien laatimiseen sekä osaajien löytämiseen.
Yritystiedot sisältävät esimerkiksi yrityksen yleiskuvauksen, työnantajalupauksen ja erottautumistekijöitä, organisaatiokulttuurin ja toimintatapoihin liittyviä kuvauksia sekä tietoja palkitsemisesta ja eduista. Tekoäly hyödyntää näitä tietoja osuvien työpaikkailmoitusten luomiseen, rekrytointien markkinointiin sekä esittelytekstien ja hakijaviestien laatimiseen.
Asiantuntija- ja henkilöstöpalvelut
Työntekijän vuokraaminen: joustava henkilöstöratkaisu, jossa Laura vastaa työnantajavelvoitteista ja asiakas saa osaavan työntekijän käyttöönsä sovituksi ajaksi tai projektin kestoajaksi.
Rekrytointi palveluna: suorahaku (headhunting) ja asiantuntija-apu rekrytoinnin eri vaiheisiin, kuten ehdokaskartoitukseen tai koko rekrytointiprosessin ulkoistamiseen.
Rekrytointikampanjat ja rekrytointimarkkinoinnin palvelut: kohdennettu näkyvyys ja markkinointitoimenpiteet oikeiden osaajien tavoittamiseksi eri kanavissa ja työnantajakuvan vahvistamiseksi.
2.2 Palvelutasot
Palvelu on saatavilla eri paketteina, jotka on suunniteltu vastaamaan erikokoisia rekrytointitarpeita:
Start: Perustason ratkaisu, joka sisältää rekrytointiprosessin hallinnan, oman urasivun ja rajattoman käyttäjämäärän. Start-paketti on optimoitu erityisesti työnantajille, jotka rekrytoivat harvoin ja satunnaisesti.
Pro: Kattavampi ratkaisu, jossa kuukausimaksuun sisältyy rajaton määrä rekrytointeja ilman lisähintaa. Työntekijän vuokraus ja rekrytointipalvelut ovat edullisempia kuin Start-tasolla. Pro-paketti sopii työnantajille, jotka rekrytoivat aktiivisesti ja useammin.
Premium: Laajin palvelukokonaisuus, joka sisältää edistyneen rekrytointimarkkinoinnin ja jatkuvan työnantajakuvan markkinoinnin. Kaikki järjestelmäominaisuudet sisältyvät hintaan, ja palveluiden, kuten vuokrauksen ja suorahaun, yksikköhinnat ovat alhaisimmat. Premium-paketti sopii kaikille organisaatioille, jotka haluavat tehdä kauaskantoista työnantajabrändäystä ja/tai rekrytoivat verrattain usein.
Standalone ATS: Rekrytointijärjestelmä täysillä ominaisuuksilla ilman suorahakujen ja työntekijän vuokraamisen erityisetuja. Hinta sovitaan tarpeen mukaan.
On-demand hiring and staffing: Yksittäinen suorahaku tai työntekijän vuokraaminen aina kun tarpeen, ilman sitoutumista jatkuvaan käyttöön.
Kaikkiin paketteihin sisältyy rajaton käyttäjämäärä sekä perustason rekrytointimarkkinointi Laura.fi-työnhakupalvelussa.
2.3 Rajapinnat ja integraatiot
Palvelu sisältää valmiit integraatiot ja tekniset rajapinnat rekrytointiprosessin eri vaiheisiin.
Julkaisukanavat: Automaattiset liittymät keskeisiin työpaikkaportaaleihin, kuten Laura.fi-rekrytointisivustolle, Työmarkkinatoriin, Duunitoriin ja Joblyyn.
Urasivut ja intranet: Palvelu tukee julkaisua organisaation urasivuille, sisäisiin intraneteihin sekä RSS-syötteiden käyttöä näihin tehtävissä integroinneissa.
RSS-syöte: Julkaistut työpaikkailmiotukset voi integroida mihin tahansa palveluun ja tekoälytyökaluun, joka tukee datan hakemista koneluettavasta RSS-syötteestä.
Kalenteri- ja videopalvelut: Haastattelujen hallinta on integroitu yleisimpiin kalenteri- ja videopalveluihin. Tuettuja palveluita ovat Outlook-, Google- ja Apple-kalenterit sekä Teams, Zoom, Google Meet ja GoTo Meeting.
Tunnistautuminen (SSO): Palvelu tukee kertakirjautumista (SSO), mikä mahdollistaa asiakkaan omien tunnistautumiskäytäntöjen hyödyntämisen.
Järjestelmäintegraatiot (API): Palvelu tarjoaa rajapinnat, joiden avulla se voidaan liittää osaksi organisaation muuta HR-ekosysteemiä ja tietojärjestelmiä.
2.4 Tuetut käyttöympäristöt
Laura on selainkäyttöinen palvelu, eikä se edellytä paikallista asennusta eikä lisäosien käyttöä selaimessa. Palvelua käytetään ajantasaisella selaimella tietokoneella, tabletilla tai puhelimella. Hakija voi täyttää hakulomakkeen puhelimella tai tietokoneella ilman rekisteröitymistä.
2.5 Kielet ja lokalisointi
Käyttöliittymä on saatavilla suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Työpaikkailmoitukset, hakulomakkeet, viestimallipohjat ja hakijaviestintä voidaan tuottaa näillä kielillä, ja hakija asioi valitsemallaan kielellä.
Työnantaja päättää aina, millä kielillä rekrytointi julkaistaan. Työnantaja voi julkaista yhden rekrytoinnin kaikilla valitsemillaan kielillä niin, että hakemukset ohjautuvat saman rekrytoinnin alle.
3. Tietoturva ja tietosuoja lyhyesti
Palvelu ja siihen tallennetut tiedot sijaitsevat EU-alueen pilviympäristössä, ja henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Asiakkaiden tiedot on eristetty toisistaan sekä sovellus- että tietokantatasolla, ja pääsy tietoihin perustuu roolipohjaiseen käyttöoikeuksien hallintaan ja vähimmän oikeuden periaatteeseen.
Palvelun tietoturva-arkkitehtuurin ja teknisen toteutuksen yksityiskohtainen kuvaus on saatavilla asiakkaille erillisenä, luottamuksellisena teknisenä liitteenä erikseen pyydettäessä. Henkilötietojen käsittelyä koskevat yksityiskohdat kuvataan erillisessä Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja -dokumentissa.
4. Palvelutaso
4.1 Käytettävyys
Palvelun tavoitteena on varmistaa rekrytointijärjestelmän ja siihen kytkeytyvien palveluiden jatkuva käytettävyys sekä mahdollisimman korkea palvelutaso. Laura on rakennettu modernille, vikasietoiselle pilviarkkitehtuurille, joka tukee palvelun korkeaa toimintavarmuutta ja jatkuvuutta. Mahdolliset häiriötilanteet pyritään ehkäisemään ja niiden vaikutukset minimoimaan proaktiivisella ylläpidolla, valvonnalla, automaattitesteillä sekä nopealla reagoinnilla poikkeamiin.
4.2 Vaste- ja ratkaisuajat vakavuusluokittain
SLA-vaste- ja ratkaisuajat määräytyvät tukipyynnön vakavuusluokan mukaan. Vasteaika tarkoittaa aikaa, jonka kuluessa tukipyyntö otetaan käsittelyyn ja asiakkaalle annetaan ensimmäinen vastaus. Ratkaisuaika on tavoiteaika, jonka kuluessa asia pyritään ratkaisemaan tai sille sovitaan jatkosuunnitelma.
Vakavuusluokka | Kuvaus | Vasteaika | Tavoiteltu ratkaisuaika |
Kriittinen | Palvelu ei toimi lainkaan, tietoja katoaa tai tietoja ei tallennu. Esimerkiksi hakijat eivät pääse jättämään hakemusta tai järjestelmän käyttö estyy olennaisesti. | Välittömästi tai mahdollisimman pian tuen aukioloaikana | Saman päivän aikana tai niin pian kuin teknisesti mahdollista. |
Korkea | Ongelma haittaa merkittävästi palvelun normaalia käyttöä, mutta ei kuitenkaan estä käyttöä kokonaan. Käytettävissä voi olla myös tapa kiertää ongelma. | Seuraavana arkipäivänä | Seuraavan 1–2 viikoittaisen julkaisun yhteydessä. |
Normaali | Palvelun käyttöä koskevat kysymykset, kehitysehdotukset ja vähäiset käyttöä haittaavat ongelmat. | Saapumisajan mukaisessa järjestyksessä | Seuraavan soveltuvan julkaisun yhteydessä tai erikseen sovitun aikataulun mukaisesti. |
Ajoista voidaan poiketa ongelman aiheuttamien vaikutusten laajuuden, tarvittavien lisätietojen tai kolmansista osapuolista riippuvien tekijöiden perusteella.
4.3 Häiriöiden hallinta ja viestintä
Häiriötilanteissa Laura-palvelu käynnistää välittömästi sisäisen häiriönhallintaprosessin. Asiakkaille tiedotetaan häiriöistä, niiden vaikutuksista ja korjauksen etenemisestä ensisijaisesti sovelluksen sisäisillä ilmoituksilla tai sähköpostiviestillä. Merkittävistä häiriöistä suoritetaan aina juurisyyanalyysi, ja tarvittavat korjaavat toimenpiteet toteutetaan palvelun laadun ja jatkuvuuden varmistamiseksi pyrkimyksenä ehkäistä vastaavan häiriötilanteen syntyminen jatkossa.
4.4 Palvelutason seuranta ja raportointi
Palvelun toteutunutta palvelutasoa seurataan jatkuvasti automaattisten valvontajärjestelmien avulla. Keskeisiä seurattavia mittareita ovat palvelun käytettävyysaste sekä tukipyyntöjen vasteaikojen toteutuminen suhteessa sovittuihin palvelutasoihin. Palvelutasoraportointi toimitetaan asiakkaalle erikseen sovittaessa tai osana säännöllisiä asiakaskatselmointeja.
5. Käyttöönotto
5.1 Käyttöönottoprosessi ja aikataulu
Laura perustaa asiakkaalle oman organisaatiotilin ja kutsuu asiakkaan nimeämän pääkäyttäjän sähköpostitse. Pääkäyttäjä määrittelee perusasetukset, kuten urasivun ulkoasun, yritystiedot, tehtäväkuvaukset, viestimallipohjat ja julkaisukanaviin liittyvät tiedot, sekä kutsuu organisaation muut käyttäjät. Tyypillisesti Lauran edustaja tekee nämä alkumääritykset asiakkaan puolesta, jotta asiakas voi aloittaa palvelun käytön mahdollisimman valmilta pohjalta.
5.2 Datan migraatio ja konversio
Suositeltava toimintatapa on aloittaa uuden järjestelmän käyttö ilman edellisen järjestelmän historiadataa, mikä mahdollistaa puhtaan aloituksen ja optimaalisen hyödyn uudesta tavasta rekrytoida. Mikäli datan siirto on välttämätöntä, olemassa olevan datan migraation laajuudesta ja aikataulusta sovitaan aina asiakaskohtaisesti. Migraatio voi kattaa käyttäjät, rekrytoinnit, hakemukset ja liitteet siltä osin kuin siirto on teknisesti mahdollista ja tietosuojan kannalta perusteltua.
Tiedot tuodaan rakenteisessa muodossa (esim. JSON, CSV, Excel). Konversiossa varmistetaan tietojen kohdistuminen uuteen tietomalliin, merkistöjen oikeellisuus ja puuttuvan datan käsittely. Tietojen tuonti toteutetaan tietoturvallisesti ja tietosuoja huomioon ottaen.
5.3 Hallittu siirtymä Lauran aiemmasta versiosta
Siirtymä Lauran aiemmasta versiosta uuteen toteutetaan hallitusti rinnakkaiskäytön avulla. Tällä varmistetaan, että käynnissä olevat rekrytoinnit eivät keskeydy tai hidastu siirtymän aikana.
Jatkuvuus: Nykyinen järjestelmä ja kaikki sen tiedot säilyvät käytössä sovitun siirtymäajan.
Riskittömyys: Käynnissä olevat rekrytoinnit voidaan hoitaa loppuun tutussa ympäristössä samalla, kun uutta versiota otetaan käyttöön.
Joustavuus: Uuden version ominaisuuksiin voi tutustua rauhassa ilman painetta välittömästä siirtymästä.
5.4 Koulutus ja perehdytys
Koulutus sisältyy palvelun käyttöönottoon, ja järjestetään etäyhteydellä. Tallenne tehdään pyydettäessä. Kesto riippuu käyttöönotettavasta laajuudesta ja vaihtelee tyypillisesti 30–60 minuutin välillä.
6. Asiakkuuden hoito, tuki ja ylläpito
6.1 Nimetty yhteyshenkilö
Asiakas saa osana palvelua myös nimetyn yhteyshenkilön (Customer Success Manager). Nimetty yhteyshenkilö varmistaa, että asiakas saa rekrytointijärjestelmästä ja kaikista Lauran palveluista maksimaalisen hyödyn koko asiakkuuden ajan. Yhteyshenkilö keskittyy proaktiiviseen yhteistyöhön ja auttaa asiakasta onnistumaan rekrytoinneissa.
Nimetty yhteyshenkilö seuraa aktiivisesti asiakkuuden tilaa ja asiakaskokemusta sekä järjestelmän hyödyntämistä sekä tekee tarvittaessa kehitysehdotuksia tai suosittelee lisäkoulutuksia.
6.2 Rekrytointiasiantuntija
Palvelukokonaisuuteen kuuluu myös rekrytointiasiantuntijan tuki. Rekrytointiasiantuntija hoitaa asiakkaan rekrytoinnit silloin, kun asiakas haluaa toteuttaa rekrytoinnin ammattirekrytoijan tekemänä, vuokrata työntekijän tai saada ammattirekrytoijan apua yksittäisiin rekrytoinnin vaiheisiin.
6.3 Asiakastuen kanavat ja aukioloajat
Pääkäyttäjille tarkoitettu asiakastuki palvelee arkisin klo 9.00–15.00 sähköpostitse ja puhelimitse. Järjestelmän sisäisen chatin kautta voi ottaa yhteyttä tukeen palvelun käytön yhteydessä, ja siellä ovat myös käyttöoppaat.
6.4 Ylläpito, huoltokatkot ja päivityskäytäntö
Uudet ominaisuudet ja parannukset julkaistaan pääsääntöisesti viikoittain, alkuviikosta. Kiireellisiä päivityksiä, kuten tietoturvapäivityksiä, tehdään tarpeen mukaan muulloinkin. Päivitykset eivät lähtökohtaisesti aiheuta katkoa palvelun käyttöön.
6.5 Versionhallinta ja julkaisutiedotteet
Uudet ominaisuudet, parannukset ja korjaukset dokumentoidaan osana palvelun muutoksenhallintaa. Asiakkaan kannalta olennaisista muutoksista viestitään soveltuvilla kanavilla muutoksen laajuuden ja vaikutusten mukaisesti. Julkaisutiedotteet ja tiedot uusista ominaisuuksista viestitään seuraavien kanavien kautta:
Järjestelmän sisäiset ilmoitukset: Tärkeimmät päivitykset ja vinkit näytetään suoraan rekrytointijärjestelmässä.
Tukisivusto (http://support.laura.fi ): Ajantasaiset ohjeartikkelit ja tarkemmat kuvaukset uusista toiminnoista julkaistaan tukisivustolla.
Asiakasviestintä ja uutiskirjeet: Säännölliset uutiskirjeet kokoavat yhteen merkittävimmät kehitysaskeleet ja tulevat uudistukset.
Ennakkotiedottaminen: Laajoista arkkitehtuurimuutoksista tai merkittävistä käyttöliittymäuudistuksista tiedotetaan asiakkaita ennakkoon sähköpostitse tai asiakasvastaavien toimesta.
Palvelukuvausta täydentävät artikkelit ja dokumentit
Palvelukuvauksen tekninen liite: arkkitehtuuri ja tietoturva *
* Toimitetaan pyydettäessä